Procesos de edición y publicación

La Editorial Universidad del Rosario tiene el gusto de informar a la comunidad rosarista, y a todas aquellas personas interesadas en publicar bajo este sello, los requisitos y procedimientos que componen el proceso de edición y publicación y los tiempos establecidos para cada uno de ellos

1. Requisitos y normas del proceso de edición

REQUISITOS

1Todos los originales de libros que lleguen a la Editorial Universidad del Rosario, con el fin de ser evaluados para una posible publicación, deben ser enviados en formato digital (word), en tamaño carta, en tipo de letra Times New Roman 12 puntos e interlineado doble. Adicionalmente, el autor o coordinador de la obra debe adjuntar en formato físico, y también digital, el formulario de recepción de originales debidamente diligenciado y copia de la(s) cédula(s) del autor(es). El formulario de recepción de originales puede ser descargado de la página web de la editorial: editorial.urosario.edu.co
2Todo autor de una obra que sea publicada por la Editorial Universidad del Rosario debe firmar un contrato de cesión de derechos de autor, cuyo objetivo es ceder a la Universidad la titularidad de los derechos patrimoniales de la obra para que ejerza los derechos de goce y disposición de esta.
3En el caso de las compilaciones es el editor(es) o coordinador(es) académico(s) quien(es) firma(n) la cesión, para cuyo efecto debe entregar a la Editorial todas las autorizaciones para publicar de los demás autores que participan en la obra.
4Cuando el autor entrega el original a la Editorial, debe garantizar que no lo ha entregado a otra editorial y que conserva una copia del mismo en las mejores condiciones.
5El autor deberá entregar a la Editorial los archivos originales de los documentos que lleven gráficos y tablas en el programa en el que fueron realizados y en alta calidad para impresión (300 dpi) las fotografías e ilustraciones que considere necesarias para su obra.
6El autor(es) es el encargado y responde del material visual que acompaña su obra, por lo cual debe tramitar los permisos de uso que corresponda y entregarlos a la Editorial para garantizar el cumplimiento de la Ley de derechos ©.

NORMAS DEL PROCESO DE EVALUACIÓN

1La publicación de libros debe contar con la respectiva evaluación de dos pares externos a la Universidad en el sistema de doble ciego.
2En caso de que el concepto de evaluación de los pares académicos sea disímil, la Editorial debe solicitar una tercera evaluación para clarificar la decisión de publicación del texto.
3La Editorial se reserva el nombre del autor de la obra para garantizar la imparcialidad de la evaluación. El nombre de los evaluadores es también confidencial y en ningún momento se da a conocer a los autores o a personas ajenas a la dependencia. La confidencialidad de este documento implica que ninguna de sus partes puede usarse para un propósito diferente al de la evaluación académica.
4Los cursos con apoyo y desarrollo tecnológico requieren evaluaciones adicionales de carácter pedagógico y presupuestal, teniendo en cuenta las debidas autorizaciones.
5Con base en los resultados de las evaluaciones, la Editorial toma la decisión de publicar el texto.
6La Editorial deberá dar al solicitante una respuesta escrita de los resultados de las evaluaciones en un periodo no mayor a seis meses, contados a partir de la fecha de la constancia de recepción de los materiales.
7Las otras publicaciones de la Editorial que no son evaluadas mediante el procedimiento de evaluación aquí documentado tienen su propio proceso de evaluación, que será realizado por los comités editoriales de las facultades o dependencias de la Universidad.
8En el caso de segundas ediciones, el Director de la Editorial tiene la potestad de decidir si se debe o no someter el texto a evaluación académica.

NORMAS DEL PROCESO DE EDICIÓN

1En el proceso de revisión de la corrección de estilo, los autores deben responder a la totalidad de las preguntas o comentarios insertados en el documento por el corrector. En caso de que no ser así, el texto será devuelto al autor para que lo resuelva y de respuesta o lo que sea necesario.
2La Editorial tiene una pauta de diagramación para cada una de las colecciones que maneja. Por esta razón, se entiende que el autor acepta el diseño y la diagramación establecidos para las publicaciones de la Editorial.
3El autor puede sugerir la imagen de cubierta, la cual debe respetar la resolución ya mencionada y estar autorizada legalmente por el dueño de los derechos de la misma para ser publicada. Sin embargo, la decisión final sobre la cubierta será del comité editorial, basado en la mejor imagen institucional y editorial.

Para profundizar sobre las políticas y procedimientos editoriales puede consultar la siguiente dirección de Internet: editorial.urosario.edu.co

2. Procesos y tiempos de producción editorial
Una vez que el autor o persona encargada de la publicación entrega a la Editorial el texto completo (es decir, el texto terminado, con su respectivo formulario de recepción diligenciado y copia del (los) documento(s) de identidad), las políticas editoriales emitidas por la Rectoría de la Universidad establecen que la Editorial cuenta con cinco meses después del proceso de evaluación del texto para su publicación final. La Editorial se tomará dos meses adicionales para el caso de proyectos espciales o en caso de presentarse alguna eventualidad. A continuación se detalla el proceso de edición según el tipo de publicación (libros, documentos de investigación y revistas). Se debe tener en cuenta que si el autor no cumple con los tiempos asignados a los procesos que de él dependen, el cronograma de producción se alterará lo que retrasará el cronograma y la publicación final. El tiempo señalado en cada una de las actividades está dado en días hábiles laborales.

a. Procesos y tiempos estándar para la edición de libros
Procesos previos (ingreso de la obra completa y evaluación)

PROCESOS

RESPONSABLE

TIEMPO

1Entrega a la Editorial de los archivos completos del proyecto a publicarAutor(es)/Editor(es)1 día
2Proceso de evaluación de pares lectoresEditorial y dos pares evaluadores6 a 8 semanas
3Ajustes y correcciones requeridas por los pares evaluadores y entrega de los nuevos archivos ajustados a la EditorialAutor(es)/Editor(es)Por definición de autor(es) o editor(es) –No mayor a tres meses–

Procesos de edición y publicación

PROCESOS

RESPONSABLE

TIEMPO

Procesos de edición y pre-prensa
1Recepción del nuevo original (luego de la evaluación). Revisión y validación del contenido del mismo y asignación del trabajo a un corrector de estiloEditorial1 semana
2Presentación del proyecto al Comité de compras y aprobación del gastoEditorial y Comité de compras1 semana
3Corrección y revisión de estilo y orto-tipográficaEditorial / Corrector4 semanas aprox. *
4Revisión de la corrección de estilo por el autor o encargado y devolución del mismo a la EditorialAutor(es)/Editor(es)1 a 2 semanas
5Segunda revisión: Limpiar los archivos y dejarlos listos para el diseño y montajeEditorial / Corrector1 semana
6Diagramación y montaje del libroEditorial / Diagramador1 semana*
7Revisión de la primera armada del libro y ajustes por parte del autorAutor(es) / Editor(es)1 a 2 semanas
8Segunda revisión del corrector de estiloEditorial / Corrector1 semana
9Inserción de cambios y ajustes indicados por los autores/editores y el corrector de estiloEditorial / Diagramador1 semana
10Verificación de los ajustes marcados por autor y corrector, solicitud de asuntos legales: Contrato, catalogación para la obra de ISBN y DOIEditorial1 semana
11Diseño y montaje de portada del libroEditorial / Diagramador1 semana
12Verificación de procesos editoriales acorde con los estándares establecidos por la Universidad y finalización del proceso para envío a imprentaEditorial1 semana
13Impresión de los ejemplaresEditorial / Impresor4 semanas si es B y N
5 a 6 semanas si lleva color
14Conversión digital de la obra (e-pub) y estandarizaciónEditorial / Diseñador / Distribuidores4 a 5 semanas

* Tiempo proyectado para un texto hasta de 400 cuartillas. Si la obra excede esta extensión, por ende, el tiempo en estos dos procesos será mayor.

Nota: Los recuadros en verde se refieren a las fases del proceso en los que hay intervención del autor(es) o editores, por lo tanto, las demoras en estas fases alterarán el cumplimiento del tiempo proyectado para la edición y publicación final de la obra.

Proceso de entrega de ejemplares al autor, y de distribución y ventas

PROCESOS

RESPONSABLE

TIEMPO

1Ingreso a bodega y catalogación de los libros impresosComercialización y distribución / Bodega1 semana
2Envío o entrega de ejemplares al autorComercialización y distribución / Bodega10 días
3Envío de la obra al Depósito Legal y para comercialización en los distribuidoresComercialización y distribución / Bodega1 semana

b. Publicación de borradores de investigación (o documentos de investigación)

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

RESPONSABLE

TIEMPO

1Remisión del texto completo a la EditorialAutor o encargado de publicaciones en la unidad académicaN/A
El tiempo de edición y publicación de los documentos comienza a contar a partir de este paso
2Aprobación comité de gastosDivisión financiera1 semanas
3Corrección de estiloEditorial / Corrector externo2 semanas*
4Aprobación de corrección de estiloAutor o encargado1 semana
5Diseño y diagramaciónEditorial / Diagramador externo1 semana*
6Aprobación de artesAutor o encargado1 semana
7Revisión de primeras artesEditorial / Diagramador externo3 días
8Corrección de primeras artesEditorial / Diagramador externo3 días
9Confrontación y revisión de segundas artesEditorial3 días
10Corrección de segundas artesEditorial / Diagramador externo3 días
11Corrección de artes finales y entrega de archivos para webEditorial / Diagramador externo3 días
12Carga en el Repositorio de la UniversidadEditorial

Tiempo aproximado: 2 meses
* El tiempo varía dependiendo de la extensión del texto. La proyección realizada es para un documento de 50 páginas.
Nota: los procesos sombreados en verde no dependen directamente de la Editorial. El exceso en el tiempo estipulado alterará los tiempos de producción.

c. Publicación de revistas científicas

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

RESPONSABLE

TIEMPO

1Remisión del texto completo a la EditorialEditor o encargado de publicaciones en la unidad académicaN/A
El tiempo de edición y publicación de los documentos comienza a contar a partir de este paso
2Aprobación comité de gastosDivisión financiera1 semanas
3Corrección y revisión de estiloEditorial/Corrector4 semanas*
4Revisión y aprobación de la corrección de estiloEditor/Encargado1 semana
5Traducción (título, resúmenes y palabras clave)Traductor1 semana
6Segunda revisión y alistar el documento para montaje de la revistaEditorial/Corrector1 semana
7DiagramaciónEditorial/Diagramador1 semana*
8Revisión de primeras artesEditor/Encargado1 semana
9Revisión de primeras artes del correctorEditorial/Diagramador1 semana
10Inserción de cambios y ajustes solicitados por el encargado y correctorEditorial/Diagramador1 semana
11Envío de archivos en pdf a encargado para que obtengan los links de acceso de los artículos para la solicitud Códigos DoiEditorialo1 día
12Remisión de links de acceso de los artículos para adelantar solicitud código DoiEditor/Encargado3 días
13Solicitud de Códigos DoiEditorial/Contratista1 semana
14Cambios, ajustes finales y aprobación de la portadaEditorial3 días
15Inserción de cambio finalesEditorial/Diagramador1 semana
16Revisión finalEditorial1 semana
17ImpresiónEditorial/Impresor3 semanas
18Entrega de los ejemplaresBodega/Impresor1 día
19Entrega de archivos finales de la revista al Editor /Encargado para ser subidos en el repositorio OJSEditorial1 día
20Remisión de archivos para marcación en Metodología SciELOEditorial1 día
21Proceso de marcación en Metodología SciELOEditorial/Contratista2 semanas
22Remisión de archivos Finales en metodología SciELOEditorial/Contratista1 día
23Envío de archivos finales a SciELO ColombiaEditorial1 día

Tiempo aproximado: 4 meses
* El tiempo varía dependiendo de la extensión del texto. La proyección realizada es para un documento de 200 páginas.
Nota: los procesos sombreados en verde no dependen directamente de la Editoria. El exceso en el tiempo estipulado alterará los tiempos de producción.